Conditions de réservation

Nous sommes Islandii Ltd. (numéro d’enregistrement de l’entreprise 11988247) (« Nous », « notre » et « nos »), situés au 65 London Wall, Londres, Angleterre, EC2M 5TU. Dans ces Conditions de Réservation, les références à « vous » et « votre » incluent la première personne nommée sur la réservation ainsi que toutes les personnes pour lesquelles une réservation est effectuée ou toute autre personne à qui la réservation est transférée. Les termes « forfait », « organisateur » et « manque de conformité » ont la même signification que dans les Régulations de 2018 sur les Voyages à Forfait et les Services de Voyage Liés, tandis que « prestations » fait référence à tous les arrangements de vacances, de tours ou autres indiqués sur votre confirmation (y compris toute modification ou ajout).

Nos obligations envers vous varient selon que nous organisions des prestations pour vous ou que nous agissions en tant qu’agent pour un autre fournisseur de voyages. Les références aux forfaits dans ces Conditions de Réservation concernent les forfaits pour lesquels Nous sommes l’organisateur, et si nous vous vendons des prestations pour le compte d’un autre fournisseur en tant qu’agent, votre contrat sera avec ce fournisseur.

Notre accord

Vous recevrez des informations sur les principales caractéristiques de vos prestations avant qu’un accord contraignant entre vous et nous ne soit formé. Ces informations, nos présentes conditions, ainsi que notre Avis de Confidentialité et toute autre information écrite que nous avons portée à votre attention avant de confirmer votre réservation, constituent la base de votre contrat avec nous. Veuillez les lire attentivement, car elles définissent nos droits et obligations respectifs. En effectuant une réservation, vous acceptez d’être lié par toutes ces conditions. Voici les termes clés de notre accord :

Conditions clés

1. Un contrat contraignant sera établi entre nous lorsque nous émettrons notre confirmation. Si vous annulez vos prestations par la suite, vous devrez payer des frais d’annulation pouvant aller jusqu’à 100 % du coût de votre arrangement, selon le moment de l’annulation par rapport à la date de départ et/ou selon les conditions des fournisseurs dont les services composent vos prestations ;
2. Vous pouvez modifier vos prestations confirmées dans certaines circonstances. Des frais seront facturés pour traiter ces modifications ;
3. Nous pouvons apporter des changements à vos prestations confirmées ou les annuler, mais nous proposerons des alternatives appropriées et vous verserons une compensation dans certains cas ;
4. Nous sommes responsables de veiller à ce que vos prestations confirmées soient effectuées sans négligence, bien qu’il existe certaines limites et exceptions à cette responsabilité.

Pour toute réservation, le responsable du groupe doit avoir au moins 18 ans et être autorisé à effectuer la réservation en vertu de ces Conditions de Réservation au nom de toutes les personnes mentionnées sur la réservation. En effectuant la réservation, le responsable confirme qu’il/elle est dûment autorisé(e) et que tous les membres du groupe acceptent d’être liés par ces Conditions de Réservation. Le responsable est aussi chargé de tous les paiements dus. Sous réserve de la disponibilité des éléments de vos prestations demandées et de la réception par nos soins de tous les paiements applicables, notre accord devient contraignant lorsque nous émettons une confirmation, soit directement à vous, soit via un agent que nous avons autorisé à agir en notre nom. Veuillez vérifier tous les détails de la confirmation (ou tout autre document) dès réception. Il peut être difficile de modifier vos prestations par la suite, il est donc important de nous signaler toute inexactitude dès que possible. Ne pas le faire pourrait affecter vos droits et votre capacité à voyager.

Comment réserver

Pour faire une réservation, vous pouvez nous contacter de plusieurs façons : via notre site web à islandii.com, par WhatsApp, par e-mail à info[@]slandii.com, ou en utilisant notre formulaire en ligne. La personne qui effectue la réservation (le « nom principal ») doit avoir au moins 18 ans et posséder la capacité juridique et l’autorité nécessaires pour faire la réservation, acceptant ces conditions au nom de toutes les personnes de son groupe.

Dès réception de votre demande, nous vérifions la disponibilité et confirmons le prix.
Si la villa est disponible, nous faisons une réservation à votre nom et vous envoyons une facture.
Si vos dates de réservation sont en dehors de la période de gratuité d’annulation du complexe, seul un petit acompte sera requis. Le solde devra être réglé avant la fin de cette période de gratuité d’annulation. REMARQUE : chaque complexe a sa propre période de gratuité d’annulation, qui peut varier de 7 à 45 jours avant l’arrivée. Sinon, un paiement complet anticipé sera exigé lors de la réservation.

Pour les maisons d’hôtes, les catamarans et les croisières de plongée, nous avons des contrats directs.

Vous devrez payer un acompte non remboursable (pour les maisons d’hôtes, croisières de plongée, complexes insulaires et catamaran à voile).

ATTENTION. Le forfait de complexe comprend l’hébergement, le plan de repas, le transfert Aéroport-Complexe-Aéroport, les taxes, ainsi que toutes les réductions/offres spéciales disponibles à la date de votre réservation.
Le forfait de maison d’hôtes comprend l’hébergement, le plan de repas, le transfert Aéroport-Île-Aéroport, des excursions (en option), les taxes et toutes les réductions/offres spéciales disponibles à la date de votre réservation.

Paiement

Vous devez effectuer le paiement de vos prestations conformément aux instructions que nous vous fournissons. Si nous ne recevons pas la totalité du paiement dû dans les délais, nous nous réservons le droit de considérer votre réservation comme annulée par vous, auquel cas les frais d’annulation mentionnés à la clause 7 ci-dessous seront applicables.

Hôtes. Un acompte non remboursable est requis, dont le montant dépend du forfait confirmé au moment de la réservation (après réception de la confirmation officielle de disponibilité). Ce montant vous sera communiqué lors de la réservation. Le paiement peut être effectué par carte de crédit/débit (des frais de 3,5 % s’appliquent) ou par virement bancaire. Le solde doit être réglé sur place à l’arrivée, lors de l’enregistrement à la maison d’hôtes.

Complexes insulaires. Un acompte non remboursable est exigé lors de la confirmation (après réception de la confirmation officielle de disponibilité du complexe). Le solde doit être réglé 12 à 30 jours avant l’arrivée (selon la politique d’annulation du complexe). Les options de paiement disponibles sont le virement bancaire (des frais supplémentaires seront appliqués par la banque) ou par carte de crédit/débit (frais de 3,5 %).

Pour les réservations de dernière minute (moins de 7 jours avant l’enregistrement), le paiement complet devra être effectué uniquement par carte.

Catamaran à voile. Un acompte non remboursable de 15 % du coût des vacances, vous sera notifié au moment de la réservation (après réception de la confirmation officielle de disponibilité) et devra être payé par virement bancaire (des frais supplémentaires de la banque s’appliqueront) ou par carte de crédit/débit (frais de 3,5 %). Le solde doit être réglé au début du mois de départ.

Croisières de plongée. Un acompte non remboursable de 30 % de la valeur de la facture doit être versé dans les 7 jours suivant la confirmation pour garantir la réservation. Le paiement final de 70 % doit être effectué au moins 45 jours avant la date d’arrivée. Si ce paiement n’est pas effectué dans ce délai, nous nous réservons le droit d’annuler la réservation. Pour toute réservation effectuée moins de 45 jours avant la date d’arrivée, 100 % du paiement sera exigé pour la confirmer.

Si nous acceptons votre réservation, nous vous émettrons une Confirmation de Réservation (Bon) et une Facture. Un contrat sera établi entre nous à partir de la date d’émission du Bon et de la Facture. Dès réception de la Confirmation de Réservation (bon) et de la Facture, veuillez vérifier attentivement les détails et nous informer immédiatement en cas d’erreur. Les noms sur les documents de voyage doivent correspondre exactement à ceux de vos passeports. À moins que l’erreur ne soit de notre responsabilité, nous ne serons pas tenus responsables si le fournisseur refuse l’embarquement parce que les noms sur votre passeport diffèrent de ceux figurant sur votre billet. En cas d’erreur manifeste sur la Facture de Confirmation, nous nous réservons le droit de la corriger dès que nous en prenons connaissance, mais cela sera fait dans les 7 jours suivant l’émission de la Facture de Confirmation ou, si votre départ est dans les 7 jours, au plus tard 24 heures avant votre départ.

Votre sécurité personnelle est primordiale pour nous, il est donc impératif de nous informer, au moment de la réservation, de toute condition, médicale ou autre, qui pourrait affecter votre voyage ou celui des autres participants.

En effectuant une réservation, le nom principal confirme qu’il comprend et accepte ces conditions de réservation ainsi que nos Informations Importantes de Vacances qui en font partie. Nous nous réservons le droit, à notre entière discrétion, de refuser toute réservation sans avoir à en préciser les raisons.

Demandes spéciales

Toute demande spéciale concernant vos arrangements doit nous être communiquée au moment de la réservation. Bien que nous fassions de notre mieux pour satisfaire ou organiser vos demandes raisonnables, nous ne pouvons garantir qu’elles seront exaucées. Si nous sommes en mesure de confirmer une demande ou un besoin spécifique, cela sera mentionné sur notre confirmation. Cependant, si ces demandes ou exigences ne sont pas confirmées par écrit sur notre confirmation, l’incapacité de les satisfaire ne constituera pas un manquement de notre part au contrat.

Le prix que vous payez

Nous nous réservons le droit de modifier le prix des arrangements de vacances non vendus à tout moment et de corriger les erreurs dans les prix des arrangements confirmés.

Le prix de vos arrangements confirmés peut être sujet à des variations résultant uniquement de changements directs concernant :

1. Le coût du transport des passagers dû à l’augmentation du prix du carburant ou d’autres sources d’énergie ;
2. Le niveau des taxes ou frais sur vos arrangements confirmés, imposés par des tiers non directement impliqués dans la prestation du forfait, y compris, mais sans s’y limiter, les taxes touristiques, taxes d’atterrissage ou frais d’embarquement ou de débarquement dans les ports et aéroports.

Les variations de prix seront calculées en appliquant la différence de coût que nous subissons en raison de ces facteurs. Les prix peuvent augmenter ou diminuer, et nous vous informerons de toute variation en vous envoyant un calcul expliquant le changement au moins 20 jours avant votre départ.

Veuillez noter que nos prix sont en USD en raison des exigences de nos fournisseurs (complexes, maisons d’hôtes, etc.).

Modifications et annulations par vous

Si vous souhaitez apporter des modifications à vos arrangements après leur confirmation, y compris les annuler totalement ou partiellement, vous devez nous en informer dès que possible. Votre demande de modification ou d’annulation ne prendra effet qu’une fois reçue par écrit et sera effective à la date de réception. Nous ne pouvons garantir que les modifications seront possibles, bien que nous fassions tout notre possible pour vous aider. Comme des coûts sont engagés pour annuler ou modifier vos arrangements, toutes ces modifications et annulations seront soumises aux frais indiqués ci-dessous. Si nous ne pouvons pas effectuer la modification demandée et que vous ne souhaitez pas poursuivre avec la réservation initiale, cela sera traité comme une annulation de votre part.

Vous pouvez annuler vos arrangements avant leur commencement (en suivant la procédure décrite ci-dessus) si :

1. Des circonstances inévitables et extraordinaires se produisent à l’endroit où vos arrangements doivent se dérouler ou à proximité immédiate ;
2. Ces circonstances rendent impossible de voyager en toute sécurité vers la destination, et ;
3. L’exécution de vos arrangements sera significativement affectée par ces circonstances inévitables et extraordinaires.

Nous nous référerons aux recommandations du Foreign Commonwealth and Development Office pour déterminer si votre réservation est concernée. Dans ce cas, vous recevrez un remboursement des paiements effectués sans retard injustifié, mais ceci constitue l’étendue maximale de notre responsabilité, et nous ne pourrons couvrir d’autres dépenses ou pertes que vous pourriez subir. Vous reconnaissez que si ces circonstances existaient déjà au moment de la réservation, elles ne seront pas considérées comme inévitables ni extraordinaires, et vous ne pourrez donc pas vous en prévaloir pour annuler vos arrangements réservés entre la réservation et le moment du voyage. Toute annulation de ce type sera soumise à nos frais standard d’annulation (décrits ci-dessous).

Si un membre de votre groupe ne peut pas voyager, cette personne peut céder sa place à quelqu’un d’autre (proposé par vous et remplissant toutes les conditions applicables, y compris l’acceptation de ces conditions de réservation), à condition que nous soyons informés par écrit au moins sept jours avant le départ, que vous payiez des frais de modification et que vous assumiez tous les coûts encourus par nous ou par nos fournisseurs. Vous et la personne à qui vous transférez les arrangements serez solidairement responsables du paiement du solde dû ainsi que des frais supplémentaires, charges ou autres coûts liés au transfert. Si vous ne trouvez pas de remplaçant, les frais d’annulation décrits ci-dessous s’appliqueront pour couvrir nos frais estimés. Aucun remboursement ne sera accordé pour les voyageurs qui ne se présentent pas ou pour les services non utilisés.

Frais en cas d’annulation

Les frais d’annulation suivants s’appliqueront si vous annulez votre réservation ou si celle-ci est annulée conformément aux présentes Conditions de Réservation (par exemple, si vous ne respectez pas les conditions de paiement requises), sauf indication contraire. Les frais d’annulation indiqués ci-dessous n’incluent pas les frais de modification. Les frais de modification et les primes d’assurance ne sont pas remboursables en cas d’annulation par la ou les personnes concernées.

Veuillez vous renseigner au moment de la réservation, car des frais d’annulation pouvant atteindre 100 % peuvent s’appliquer dès la réservation.

Maisons d’hôtes. Seuls les dépôts non remboursables seront facturés.

Complexes hôteliers. L’annulation gratuite dépend du complexe (entre 7 et 30 jours avant l’arrivée). Contactez-nous avant de procéder au paiement. Les dépôts non remboursables ne seront pas restitués.

Catamaran à voile. Les dépôts non remboursables seront facturés. À moins de 30 jours de l’arrivée – 100 % du coût total des vacances seront facturés.

Croisière Liveaboard. Plus de 70 jours avant la date d’arrivée – Aucun frais d’annulation / seuls les dépôts non remboursables seront facturés. Entre 40 et 70 jours avant la date d’arrivée – 50 % de la valeur totale de la facture seront facturés. Moins de 40 jours avant la date d’arrivée – 100 % de la valeur totale de la facture seront facturés. Absences sans préavis et départs anticipés – 100 % de la valeur totale de la facture seront facturés.

Modifications et annulations de notre part

Modifications et annulations des arrangements de voyage avant le départ

La plupart des changements seront mineurs, et nous nous réservons le droit de les effectuer. Nous n’aurons aucune autre responsabilité envers vous concernant ces changements mineurs.

Exemples de « changements mineurs » effectués avant le départ :

– Un changement d’hébergement pour un autre de même catégorie ou de même standard.

Il se peut qu’occasionnellement, nous devions apporter une modification importante à vos arrangements confirmés, et nous nous réservons le droit de le faire. Un changement important désigne une modification qui altère de manière significative un élément essentiel de vos arrangements (autre que le prix) en raison de circonstances indépendantes de notre volonté. Exemples de « changements importants » avant le départ, sans s’y limiter :

– Un changement de station ou de complexe d’hébergement pour la totalité ou une grande partie de votre séjour.
– Un changement d’hébergement pour un logement de qualité ou de classification inférieure pour la totalité ou une grande partie de votre séjour.
– Une modification de l’heure de départ ou de la durée totale de vos arrangements de douze heures ou plus.
– Un changement important dans votre itinéraire, supprimant totalement une ou plusieurs destinations.
– Lorsque nous ou notre fournisseur ne pouvons plus respecter les exigences particulières que nous avons acceptées et confirmées sur votre facture de confirmation, et que cela a un impact significatif sur vos arrangements.

Si nous devons apporter un changement important ou annuler avant le départ, nous vous en informerons sans délai excessif et, si le temps le permet avant le départ, nous vous offrirons le choix parmi les options suivantes :

– (pour les changements importants) accepter les arrangements modifiés,
– accepter l’annulation ou résilier le contrat pour ces arrangements et recevoir un remboursement (sans délai excessif) de toutes les sommes versées ; ou
– accepter une offre d’arrangements alternatifs de même standard, si disponible.

(Si un changement ou une alternative proposée entraîne une réduction ou une augmentation du prix convenu, ou une modification de la qualité des arrangements que nous avons acceptés de fournir, nous vous informerons également de toute réduction de prix ou montant supplémentaire dû).

Vous devez nous notifier votre choix dans les 7 jours suivant notre offre. Si vous ne le faites pas, nous vous contacterons de nouveau pour réitérer ces choix et les sommes dues ou remboursables ; si vous ne répondez toujours pas dans les 7 jours, nous pourrons résilier le contrat et rembourser toutes les sommes versées sans retard injustifié.

Sous réserve des exceptions précisées ci-dessous, et si vos arrangements constituent un forfait, nous vous verserons, le cas échéant, une compensation raisonnable, sous réserve des limitations et exclusions de la section B de la clause 12.

Nous ne vous verserons pas de compensation dans les cas suivants :

– si nous apportons un changement important ou annulons avant que vous n’ayez réglé le solde final de vos arrangements ;
– si nous effectuons un changement important ou annulons en raison de circonstances inévitables et extraordinaires ;
– si nous annulons vos arrangements au plus tard 20 jours avant leur début, parce que le nombre minimum de participants requis n’a pas été atteint.

Nous ne procéderons pas à une réduction de prix ni à une compensation dans les cas suivants :

– s’il s’agit d’un changement mineur ;
– si nous annulons en raison d’un manquement de votre part (y compris un défaut de paiement conforme à ces conditions) ;
– si la modification ou l’annulation de notre part découle de changements demandés par vous sur la réservation confirmée.

Modifications et annulations des autres réservations par le fournisseur

Nous vous informerons dès que possible de tout changement ou annulation concernant les arrangements que nous vous avons vendus en tant qu’agent pour le compte d’autres fournisseurs. Si le fournisseur propose des arrangements alternatifs ou un remboursement, vous devrez nous faire part de votre choix dans le délai fixé par ce fournisseur. Si vous ne répondez pas dans ce délai, le fournisseur est en droit de supposer que vous souhaitez recevoir un remboursement complet. Nous déclinons toute responsabilité pour les modifications ou annulations apportées à vos arrangements par le fournisseur dans le cadre de votre contrat avec lui.

Circonstances Exceptionnelles

Sauf indication contraire dans ces conditions de réservation, nous ne serons pas responsables ni ne vous accorderons de réduction de prix ou de compensation si nos obligations contractuelles sont affectées par des circonstances inévitables et extraordinaires échappant au contrôle de la partie qui souhaite s’en prévaloir, même si toutes les mesures raisonnables avaient été prises pour les éviter. Ces événements peuvent inclure, sans s’y limiter, la guerre, la menace de guerre, des troubles civils, des activités terroristes et leurs conséquences ou la menace de telles activités, des émeutes, des actes du gouvernement ou d’autres autorités nationales ou locales, y compris les autorités portuaires ou fluviales, des conflits du travail, la fermeture de ports, des catastrophes naturelles ou nucléaires, des incendies, des catastrophes chimiques ou biologiques et des conditions météorologiques défavorables, maritimes, glacières et fluviales, ainsi que tous les événements similaires échappant à notre contrôle ou à celui du fournisseur concerné. Des conseils du ministère des Affaires étrangères recommandant d’éviter ou de quitter un pays particulier peuvent également constituer des circonstances inévitables et extraordinaires.

Assistance aux voyageurs d’un forfait en cas de difficultés ou de circonstances inévitables et extraordinaires

Si vous avez réservé un forfait, nous fournirons une assistance appropriée sans retard excessif en cas de difficulté, y compris si vous êtes incapable de retourner à votre point de départ convenu en raison de circonstances inévitables et extraordinaires telles que définies dans cette clause 9. Cette assistance comprendra la fourniture d’informations appropriées sur les services de santé, les autorités locales, l’assistance consulaire, ainsi que l’aide pour communiquer à distance et pour trouver des solutions de voyage alternatives. Nous facturerons des frais raisonnables pour cette assistance si la difficulté a été causée intentionnellement par vous ou résulte de vos actes ou omissions. Si vous avez besoin de cette assistance, veuillez contacter **info@islandii.com**.

Réclamations

Si vous rencontrez des difficultés ou un manque de conformité pendant votre séjour, vous devez nous en informer sans retard excessif afin que nous puissions prendre des mesures pour vous aider ou corriger la situation. Si vous ne le faites pas, nous ne pourrons pas examiner de demande de remboursement ou de compensation. Vous devez également nous contacter par e-mail à **info[@]islandii.com**. Si votre plainte n’est toujours pas résolue et que vous souhaitez poursuivre votre réclamation, veuillez nous envoyer un avis écrit formel dans les 28 jours suivant la fin de votre séjour, en indiquant votre référence de réservation et toutes les informations pertinentes. Le non-respect de la procédure décrite dans cette clause pourrait affecter notre capacité ainsi que celle du fournisseur concerné à enquêter sur votre plainte, et pourrait nuire à vos droits en vertu de notre accord.